Label

Jumat, 06 April 2012

PUBLIC RELATION


Pada dasarnya setiap manusia pasti membutuhkan Komunikasi, karena manusia merupakan mahluk sosial yakni mahluk yang tidak dapat hidup sendiri tanpa keberadaan orang lain, pada saat manusia berusaha berkomunikasi agar dirinya mengerti dan dipahami orang lain maka saat itu juga membutuhkan PR (Public Reletions) atau Hubungan Masyarakat. Kata “Public Reletions” bukanlah masyarakat dalam pengertian Society, yakni keseluruhan manusia yang menghuni suatu wilayah.
Humas yang berfungsi untuk membentuk kepribadian kita, sebagai masyarakat yang pluralistic dalam mendapatkan keputusan dan fungsi lebih efektif dilalukan dengan kontribusi untuk mencapai pengertian bersama antara group dan institusi. Ini menjadi suatu suatu keharmonisan politik dan humas membantu beragam institusi yang luas dalam masyarakat seperti bisnis, persatuan perdagangan, instalasi pemerintah, institusi pendidikan maupun keagamaan yang dalam hal ini humas juga berperan sebagai pembimbing dalam manajemen dan sebagai perantara, membantu menterjemahkan tujuan pribadi, kebijaksanaan serta segala tidakan-tindakan yang dapat diterima masyarakat. Aktifitas rasional bagi humas adalah minat masyarakat tidak hanya untuk mendapatkan banyak manfaat bagi perusahaan tapi untuk menyetaraan minat perusahaan itu sendiri.
Peran komunikasi di setiap perusahaan merupakan aset yang sanyat penting dalam menjalankan fungsinya, mengawasi dan membina unit-unit masalah, badan-badan kerja atau divisi serta para karyawan yang terdapat didalamnya guna menciptakan keadaan yang menunjang untuk memudahkan jalanya perkembangan perusahaan.
Kegiatan Humas berdimensi pada publisitas, menampilkan hal-hal yang berhubungan dengan tujuan promosi, penyebaran informasi, perkenalan, citra dan jasa yang akan di sampaikan kepada khalayak atau public agar persepsi dan opini selalu positif sehingga akan memperoleh citra baik dari masyarakat atas nama lembaga atau perusahaan yang diwakilinya.
Hubungan masyarakat merupakan kegiatan yang dilakukan dengan sengaja, direncanakan dan langsung secara kesinambungan untuk membina dan mempertahankan saling mengerti antara suatu organisasi dengan masyarakat. Dan Hubungan Masyarakat adalah suatu badan yang penting di dalam suatu perusahaan atau instansi yang bertugas sebagai pelaksana kegiatan-kegiatan yang bersangkutan memelihara hungan yang harmonis, membina kepercayaan, memupuk pengertian dari mitra kerjanya atau masyarakat terhadap perusahaan/instansi/organisasi.

Adapun definisi Humas itu sendiri menurut beberapa pakar, antara lain :
1. W. Emerson Reck :  Humas adalah kelanjutan dari proses penetapan             kebijaksanaan penentuan pelayanan-pelayanan dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang atau golongan agar orang atau lembaga memperoleh kepercayaan dan good will dari mereka.
2.    JH.Wright                       :     Humas asalah suatu rencana tentang kebijakan dan kepemimpinan yang akan menanamkan kepercayaan publik.
3.    Bertrand Russel              :     Humas adalah filsafah manajemen yang didalam tiap keputusan dan tindakannya mendahulukan kepentingan orang lain.

Onong Effendy berpendapat bahwa tugas PR ada dua yakni kedalam atau interen adalah membina hubungan baik yang harmonis antara manager berserta stafnya dengan para karyawan bekerja dengan senang dan merasa puas, meneliti perasaan, kesulitan dan keinginan para karyawan. Sedangkan tugas PR keluar yaitu membina hubungan yang harmonis antara anggota dengan public exteren, memperkenalkan produksi meningkatkan jumlah langganan dan sebagainya.
Banyak teori yang mengungkapkan mengenai hubungan masyarakat, Scott M Cutlip dan Allen Centre dalam bukunya Effective Public Relations, yang beroperasi lebih kepada kepentingan public/masyarakat. Fungsi humas yakni :

1.                  Memudahkan dan menjamin arus opini yang bersifat mewakili suatu public suatu organisasi, sehingga kebijakan serta operasionalisasi organisasi dapat dipelihara keserasiannya dengan ragam kebutuhan dan pandangan public tersebut.
2.                  memberi nasehat pada unsure manajemen mengenai jalan dan cara mengusun kebijaksanaan operasionalisasi organisasi untuk dapat diterima secara maksimal oleh public.
3.                   Merencanakan dan melaksanakan program-program yang dapat menimbulkan terhadap kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi.

Jadi dapat diketahui bahwa Public Relation pada dasarnya ialah selain sebagai penerangan kepada masyarakat juga menghubungkan semua pihak atau public, baik didalam maupun diluar organisasi agar pertama-tama terdapat saling mengerti dan kerja sama. Sehingga organisasi, termasuk semua yang berkepentingan terhadap organisasi itu dapat tercapai dengan  
baik secara keseluruhan maupun masing-masing dan pada umumnya tugas dan fungsi Hubungan Masyarakat mempunyai tujuan yang sama dengan lainya, hal ini tergantung dari pada tugas pokok intansi atauperusahaan yang bersangkutan.
Sejarah Hotel Horison Bekasi

Sejak didirikan pada tahun 1970, PT. METROPOLITAN DEVELOPMENT mempunyai 52 (lima puluh dua) anak perusahaan yang beraneka ragam. Sekarang ini ruang lingkup bisnis dari Grup Metropolitan berkembang secara professional dan bertaraf internasional, dimana sector usaha yang digeluti tidak hanya di bidang properti saja melaikan bidang industri, pariwisata, perdagangan, kesehatan dan manajemen keuangan. Adapun kunci kesuksesan Grup Metropolitan sendiri adalah Leadership Role (Putaran Kepemimpinan).
Pendiri Grup Metropolitan adalah Ir. P. Ciputra, H. Subagja Prawata, Ir. Budi Brasali, Drs. H. Budiman Kusika, Ir. Soekrisman, Ir. Secakusuma, SE dan Ir. Ismail Sofyan. Ketujuh pendiri ini berkomitmen bahwa Negara Indonesia mempunyai daya potensial yang cukup baik sebagai tempat yang ideal untuk dikunjungi dan menjadi tempat tinggal.
Kesuksesan Grup Metropolitan pada misi ini tak lain adalah karena terjalinnya kerjasama yang baik antara anak perusahaannya yang salah satunya adalah PT. METROPOLITAN LAND yang mempunyai unit usaha berupa Hotel Horison Bekasi dan Mall Metropolitan Bekasi. Selain itu perusahaan ini juga bergerak dibidang perumahan seperti Perumahan Menteng Metropolitan, Plaza Tambun, Permata Metropolitan, Taman Metropolitan dan Puri Metropolitan.
Hotel pertama yang dibangun oleh Grup Metropolitan adalah Hotel Horison Jakarta pada tahun 1975, inilah cikal bakal jaringan hotel local Horison, yang kemudian disusul dengan pembangunan Hotel Horison Bandung pada tahun 1989 dan dioperasikan pada tahun 1991. langkah berikutnya jaringan hotel local ini melebarkan ayapnya ke Sumatra dengan mendirikan Hotel Horison Bengkulu.
Bidikan selanjutnya ditujukan ke Daerah Istimewa Yogyakarta. Namun dilihat dari tingkat hunian hotel-hotel di kawasan ini Grup Metropolitan menunda langkahnya. Begitu pula bidikan ke pulau Bali pun dibatalkan karena melihat jumlah hotel di pulau Bali tersebut dinilai sudah terlalu banyak.
Maka teropong pun diarahkan ke daerah Bekasi, Jawa Barat. Di kawasan ini kebetulan Grup Metropolitan telah membangun kawasan perumahan dan mall. Sesuai dengan konsep superblok yang direncanakan, kelak komplek ini juga akan dibangun gedung-gedung perkantoran dan apartment dimana komplek ini akan dijadikan Landmark yang benar-benar merupakan kebanggaan warga Kota Bekasi. Dasar pemikiran lain menyebutkan bahwa kawasan Bekasi dirasakan terus berkembang pesat sebagai kota industri yang cukup besar dan dikenal oleh negara-negara lain. Hal ini dapat kita lihat dari adanya pertumbuhan pabrik- pabrik yang kian marak yang merupakan bentuk kerjasama perekonomian perusahaan Asia dan Mancanegara.
Hotel Horison Bekasi merupakan hotel berbintang empat pertama di daerah Bekasi yang terletak persis bersisian dengan Mall Metropolitan. Hotel yang terdiri dari 8 lantai dengan luas keseluruhan 32.000 Mini beroperasi sejak 6 Mei 1994 (Soft Opening), sedangkan peresmian operasionalnya (Gran Opening) dilakukan oleh Presiden Soeharto pada tanggal 6 Desember 1995.
Sejak di luncurkan pada bulan Mei 1994, Hotel Horison Bekasi ditahun 1995 tlah memiliki tingkat hunian rata-rata sebanyak 60% dan meningkat menjadi 75% pada tahun 1996, 82% pada tahun 1997. Rencana selanjutnya adalah akan diadakannya penambahan kamar menjadi 200 kamar yang awalnya hanya ada 182 kamar.











2.2 Gambaran Hotel Horison Bekasi

Hotel Horison Bekasi dibangun seiring berkembangnya kota Bekasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan industri sekaligus meningkatkan kepariwisataan. Dengan Master Plan yang dibuat oleh Perentjan Djaja, Hotel Horison dirancangsecara modern dan mewah dengan sarana dan fasilitas berkelas hotel bintang empat yang memanjakan para tamu. Sarana dan fasilitas tersebut antara lain : kolam renang, klub musik dan karaoke, pusat kebugaran, coofe shop 24 jam, restoran Jepang dan lain-lain. Disini terdapat 191 kamar dengan stadar internasional, Krakatau Convention Hall untuk pesta perkawinan dan pertemuan dengan kapasitas hingga 2000 orang dan enam ruang untuk seminar, rapat dan lainnya. Letaknya yang berdampingan dengan Mall Metropolitan juga semakin menunjang kenyamanannya.

2.3 Klasifikasi dan Fasilitas HOTEL HORISON BEKASI

1.  Klasifikasi
Klasifikasi suatu hotel tergantung dari beberapa faktor, yaitu dari segi :
a.                   Harga Jual
Hotel Horison Bekasi adalah suatu hotel yang memiliki sistem Eropean Plan, karena harga kamar yang dijual tidak termasuk harga makanan.

b.                  Jumlah Kamar
Karena Hotel Horison Bekasi memiliki jumlah kamar lebih dari 100 kamar, maka hotel ini dikatagorikan sebagai hotel besar.
1) Tipe Tamu (% terbesar tamu yang menginap)
Tamu yang menginap di Hotel Horison Bekasi adalah kaum pengusaha (Businessman) jadi dapat dikatagorikan menjadi hotel bisnis.
2) Lama Tinggal
Hotel Horison Bekasi diklasifikasikan atau dikatagorikan sebagai Residential Hotel, karena tamu yang menginap dalam jangka waktu yang cukup lama, yaitu rata-rata lebih dari satu bulan.
3) Lokasi Hotel
Hotel Horison Bekasi terletak di jalan raya kalimalang – kantor pemerintah, pusat perbelanjaan, pusat bisnis, kawasan industri dan gerbang tol Bekasi Barat.

2.  Fasilitas Hotel
Selain fasilitas yang disediakan atau yang telah ada di kamar, Hotel Horison Bekasi juga mengediakan fasilitas lainnya, seperti :
a.    Restaurant :
MALABAR Coffe Shop
Buka 24 jam dan menghidangkan menu istimewa ala Indonesia, Eropa, Cina dan Thailand. Restoran ini berkapasitas 80 tempat duduk.
OKOH Japanese Restaurant      
Menghidangkan hidangan khas negri Sakura dengan penataan interior bernuansa tradisonal Jepang. Kapasitas restoran ini 60 orang.
SPEC’S Music Lounge & Karaoke  
Klub musik yang mampu menampung hingga 150 orang ini memiliki ruang Karaoke VIP berkapasitas 10 orang tiap ruangnya.
b.   Room Service 24 jam
c.    Business Centre
Mempunyai Fasilitas Fax, Comp, Rental, Photo Copy, Printing dan Internet.

d.   Fasilitas Olahraga :
CENDANA Fitness Centre
Pusat kebugaran lainnya Gymnasium yang cukup besar dan didukung fasilitas perlengkapan lainnya seperti Sauna, Whirlpool, Relaxation Room, dan Pijat Aromatherapy.


TERATAI Swimming Pool
Terletak di lantai 4, Club House Hotel Horison Bekasi dan dilengkapi dengan Sunken Bar.
TENNIS COURT
Dua lapangan tennis yang terletak di lantai 7 gedung parkir, disisi bangunan utama hotel.
e.                   Mail Service
f.         Laundry and Dry Cleaning Service
g.        Function Room
untuk lokasi Function Room di Hotel horizon Bekasi keseluruhannya bertempat di lantai 3. jumlah Function Room yang ada di Hotel Horison Bekai adalah 7 buah dengan spesifikasi sebagai berikut :
v    KRAKATAU Convention Hall
Berukuran 40 x 24 meter. Dapat menampung hingga 2000 orang.
v    CIREMAI Room
v    GALUNGGUNG Room
v    PANGRANGO Room
v    TANGKUBAN PARAHU Room
v    PAPANDAYAN Room
Masing-masing ruangan berukuran 9,5 x 8 meter dan dapat menampung hingga 50 orang.
        
   h.       In House Clinic/Dokter Jaga
   j        Airport Shuttle Bus








2.4 Tipe Kamar

Hotel Horison Bekasi memiliki 5 (lima) jenis/tipe kamar untuk kebutuhan tamu yang berbeda-beda. Namun fasilitas standar ada pada setiap jenis kamar, seperti : Televisi, Telephone, Safe Deposit Box, Minibar, dan Wardrobe.

1.  Deluxe Room
Merupakan kamar standar Hotel Horison Bekasi, terletak dari lantai 5 hingga lantai 7. Deluxe Room yang berjumlah 156 ini terdiri dari 96 kamar yang menggunakan Twin Size Bed dan 58 kamar yang menggunakan King Size Bed, 2 kamar Queen Size Bed dan 58 Kamar yang menggunakan King Size Bed. Luas kamar ini adalah + 28 meter persegi.
2.  Business Suite
Kamar ini berjumlah 6 unit, yang masing-masing memiliki satu Living Room dan satu Bed Room.
3.  Executive Suite
Kamar jenis ini berjumlah total 17 unit yang semuanya memiliki dining room. Tujuh kamar diantaranya memiliki pantry yang dilengkapi dengan Microwave Oven.
4.  Horison Suite
Hotel Horison Bekasi hanya memiliki 5 kamar jenis ini dengan spesifikasi yang hamper sama dengan jenis Executive Suite, hanya saja kamar ini dilengkapi dengan Gazebo yang lebih memberikan daya tarik dan kenyamanan untuk masa tinggal.
5.  Royal Suite
Jumlah keseluruhan tipe ini ada 7 kamar yang kesemuanya terletak di lantai 4. masing-masing kamar terdiri dari 4 bagian ruangan yaitu 2 bedroom, 1 Living room, dan 1 dining Room. Disamping itu kamar ini juga memiliki pantry yang dilaengkapi dengan Microwave Oven. Kamar jenis ini sesuai untuk kebutuhan keluarga.


2.5 Visi, Misi, Kebijakan Mutu dan Motto HOTEL HORISON BEKASI

Visi, Menjadi Hotel Horison Bekasi sebagai hotel pilihan utama di Jakarta Bekasi dan sekitarnya.
Misi, Senantiasa bertekad memberikan produk yang bermutu tinggi guna memenihi harapan pelanggan melalui perkembangan sumber daya dan manajemen kelas dunia.
Kebijakan Mutu, Dalam rangka mewujudkan Visi dan Misi perusahaan, Hotel Horison Bekasi bertekat memberikan produk yang bermutu tinggi dengan pelayanan yang professional, terpercaya dan paripurna. Untuk memenuhi harapan pelanggan, karyawan dan pemilik melalui :
1.                  Pengembangan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2000 secara     berkelanjutan guna memenuhi persyaratan yang ditetapkan.
2.                  Melalui Riset pengembangan dan inovasi produk.
3.                  Memelihara dan meningkatkan kopetensi seluruh personal melalui pengembangan pendidikan dan pelatihan.
Moto, Have A Nice Stay With Us


2.6 Stuktur Organisasi Hotel Horison Bekasi

Struktur Organisasi Hotel Horison Bekasi dipimpin oleh seorang General Manager dengan Executive Asst. Manager yang membawahi langsung sebagai bidang, yaitu : Bidang Front Office, Bidang Accounting/ Finance, Bidang House Keeping, Bidang Marketing, Bidang Public Relation, Bidang Club House, Bidang Food and Beverage, Bidang Personalia, dan Bidang Engineering. Masing-masing bidang mempunyai sub-sub bidang masing-masing. Setiap bidang dipimpin oleh seorang manager yang membawahi Asst. manager dan staf-staf operasionalnya.
Bidang personalia, dipimpin langsung oleh seorang Personnel Manager yang membawahi Payroll Master, Training Cord, Chief Pers. Adm, Transportation, Security, Secretary. Sedangkan Training Cord membawahi Clerk. Chief Pers Adm. Membawahi Timekeeper dan Office Boy. Transportation membawahi Transport Adm. Dan Driver. Security membawahi Shift Leader dan anggota.
Bidang Accounting, dipimpin oleh seorang Chief Accountant dan Sekretaris. Asst. Chief Accountant membawahi Asst. EDP Spv, Credit Officer, Purchasing Spv, Cost Controller, Bookeeper, A/P Spv, dan Icome Audit. Dan kesemuanya mempunyai staf-staf yang membantu menjalankan tugas.
Bidang Club House, dikepalai oleh seorang Club House Manager yang membawahi Supervisor Fitness dan Supervisor Kolam Renang. Selanjutnya Supervisor Fitness dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh Reception dan instruktur, dan Supervisor Kolam Renang dibantu oleh Lifeguard dan Ticketing.
Bidang House House Keeping, dikepalai oleh seorang Executive House keeper, yang membawahi Asst. Exc. Housekeeper dan Secretary. Selanjutnya Asst. Housekeeper membawahi langsung Room Section, Public Area, Linen Section dan Landscape Section. Yang selanjutnya kesemuanya mempunyai staf-staf yang membantu jalannya tugas.
Bidang Front Office Deparment, dikepalai oleh Manager Front Office yang membawahi langsung Asst. Manager Front Office, selanjutnya Asst Manager Front Office membawahi langsung Secretary, Guest Relation Officer, Chief Front Office membawahi langsung Secretary, Guest Relation Officer, Chief Front Desk, Chief Concierge, Chief Reservasi dan Business Centre. Chief Concierge membawahi langsung Vallet, Gong Man, dan Bell Boy.
Bidang Engineering Deparment, dikepalai oleh seorang Chief Engineering yang membawahi seorang Asst. Chief Engineering. Selanjutnya Asst. Chief Engineering mempunayi staf-staf yang melaksanakan jalannya tugas.
Bidang Food and Beverage, dipimpin oleh seorang Sales & Marketing Manager yang membawahi langsung Spec’s Manager, Sous Chef, Rest & Bar Manager dan Banquet Manager. Selanjutnya kemuanya mempunayi staf-staf yang membantu jalannya tugas.
Bidang Sales dan Marketing. Dipimpin oleh seorang Sales & Marketing Manager yang membawahi Asst. Sales & Marketing yang selanjutnya membawahi staf-stafnya.
Bidang Public Relation, dipimpin oleh seorang Public Relation Manager yang membawahi Asst. PR Manager, selanjutnya membawahi Public Relation Officer dan Artis.
PUBLIC RELATION HOTEL HORISON BEKASI

3.1 Sruktur Organisasi Public Relation Hotel Horison Bekasi
Public Relation Hotel Horison Bekasi ada dibawah Jenderal Manager, bagian ini dikepalai oleh Public Relation Manager yang membawahi Public Relation Officer dan Artist.
Organization Chart

 








3.2 Hubungan Humas Dengan Departemen Lainnya
Sebagai bagian dari Hotel Horison Bekasi yang mana bergerak dalam Bisnis Hospitality yang menyediakan akomodasi tempat menginap dan restoran untuk makan dan minum bagi tamu yang tinggal untuk sementara waktu, Hotel Horison Bekasi berupaya untuk mengempurnakan diri baik dari sisi organisasi maupun ragam servicenya. Punlic Relation Hotel Horison Bekasi dalam menjalankan tuganya tidak terlepas dan saling berkaitan antara departemen yang satu dengandepatemen yang lainnya. Mereka berkerja sama dalam rangka meningkatkan produktivitas kerja, kerja sama yang dilakukan berupa saling tukar menukar informasi mengenai kondisi departemen masing-masing serta memberikan pengertian kepada masyarakat yang membentuk citra positif Hotel Horison Bekasi dan juga mencegah terjadinya hal-hal yangtidak diinginkan. Dalam prakteknya, hubungan pertukaran informasi yang dilakukan PR untuk memberikan informasi kepada departemen-departemen lainya melalui inter-memorandum yang dikirimkan PR kepada tiap-tiap departemen yang ada di Hotel Horison Bekasi pada saat Morning Briefing yang dilakukan pada tiap hari kerja mulai dari jam 08.00 WIB sampai pukul 10.00 WIB, sedangkan tiap-tiap departemen pada saat Morning Briefing melalui perwakilan yang diwakili oleh Managernya masing-masing, memberikan laporan setiap harinya tentang segala sesuatu yang terjadi pada departemennya, sekaligus masukan untuk Hotel Horison Bekasi itu sendiri, selanjutnya hasil dari Motrning Briefing dijelaskan kembali oleh Manager pada anggotanya masing-masing, sehingga seluruh karyawan mengetahui informasi yang terjadi pada organisasi Hotel.

3.3 Tugas Public Relation Departement
1.  Public Relation Manager
1.  Jabatan                         :  Public Relation Manager
2.  Hubungan Organisasi  :  Bertanggung jawab kepada General Manager
3.  Ikhtisar Pekerjaan        :
a. Menyusun Perincian program kerja bulanan dan tahunan serta anggaran seperti yang telah ditetapkan dalam program Hotel Horison Bekasi.
b. Merealisasikan program yang telah disusun dan berkerja sama dengan seluruh departemen yang terkait
c. Melaksanakan program operasional/teknis yang berkaitan dengan pembentukan Citra Hotel Horison Bekasi, baik kedalam (internal) maupun keluar (eksternal)

d. Mengkoordinasikan kegiatan Public Relation    Departement              (PRO/Marketing Communications/GRO dan Artist)
e.  Mengkoordinasikan tugas-tugas yang meliputi :
·         Promosi
·         Publikasi
·         Dokumentasi (foto dan data)
·         Kreatif
·         Informasi dan komunikasi internal dan eksternal
·         Press Relation
·         Customer / Client Relation
1.                  Uraian tugas, kewajiban dan tanggung jawab :
a.       Mengawasi pelaksanaan tugas dari PRO/Marketing Communicasions, GRO dan Artiost serta memberikan bimbingan dan pengarahan kepada mereka.
b.      Menjalin dan memelihara hubungan lain terhadap relasi dan instansi pemerintah maupun swasta untuk membentuk citra positif tentang Hotel Horison Bekasi.
c.       Menyambut tamu-tamu VIP dan bertindak sebagai Management Representatives.
d.      Merencanakan dan mengadakan konperensi press untuk media massa.
e.       Aktif dalam kegiatan kehumasan didalam maupun luar hotel.
f.       Aktif dalam kegiatan promosi di dalam maupun di luar negeri.
g.      Menerima, menangani dan menyelesaikan keluhan yang disampaikan pelanggan/tamu, sesuai kebijakn serta petunjuk yang ditetapkan manajemen.
h.      Menyiapkan surat-surat sebagai media komunikasi kepada mitra, pelanggan serta relasi lain dari Hotel Horison Bekasi.
i.        Turut mengamati perkembangan pesaing dan memberikan masukan kepada manajemen guna penetapan langkah serta strategi pemasaran baru.
j.        Memantau penggunaan biaya PR dan Promosi dari waktu ke waktu.
k.      Mengkoordinasikan dan melaksanakan pekerjaan protokoler.
l.        Menangani media promosi mulai dari perencanaan, pembuatan dan penempatan/penyebaran serta mengkoordinasikan kegiatan tersebut melalui artist dan PRO/Marketing Communicasion.

2.                  Public Relation Officer/Marketing Communication
1.      Jabatan          : Public Relation Officer (PRO)/Marketing Communication
2.      Hubungan organisasi   :  Bertanggung jawab kepada Public Relations    Manager
3.    Ikhtisar pekerjaan     : Menjalankan semua tugas yang       telah digariskan    oleh Public Relation Manager dan berperan aktif dalam usaha hubungan baik didalam maupun diluar lingkungan Hotel Horison Bekasi.
            4.     Uraian tugas, kewajiban dan tanggung jawab :
                         a. Membuat rincian program kerja secara teknis sesuai dengan rencana kegiatan yang telah ditetapkan oleh PRM.
                   b.  Membantu pelaksanaan program kerja PRM.
a.                   Membantu kegiatan administrasi PRM meliputi kegiatan surat-menyurat, dokumentasi data dan pengadaan pengadaan kebutuhan kerja PR departemen.
b.                  Melaksanakan kontak langsung maupun tidak langsung guna menjalin hubungan baik dengan pelanggan.
c.                   Membantu PRM mempersiapkan dan menyambut kedatangan tamu VIP maupun Grup.
d.                  Mempublikasikan berita maupun kegiatan penting Hotel melalui media massa.
h.                  Membantu PRM mengkoordinasikan acara yang diselenggarakan oleh hotel, seperti seminar, pertunjukan, tinjauan (house tour).
i.                    Menyiapkan kebutuhan konperensi pers seperti press release, photo release.
j.                    Mendokumentasikan hasil publikasi mengenai Hotel Horison Bekasi.
k.                  Mencatat rencana-rencana serta usul-usul kepada PRM tentang pertemuan/negosiasi yang harus diadakan.
l.                    Membantu PRM mengawasi kegioatan Artist.
m.                Membantu mempersiapkan pengadaan/kebutuhan materi promosi.

3.  Artist
1.                     Jabatan                         :   Artist
2.                     Hubungan Organisasi   :   Bertanggung jawab kepada Public Relations Manager
3.                     Ikhtisar Pekerjaan        :
a.          Menyusun perincian program kerja bulanan dan tahunan sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam program Public Relation Departement.
b.         Melaksanakan tugas operasional Utenis yang berkaitan dengan pembentukan citra Hotel Horison Bekasi baik ke dalam (internal) maupun ke luar (eksternal) perusahaan, melalui perangkat promosi.
4.                     Uraian tugas, kewajiban dan tanggung jawab :
a.          Membuat rincian program kerja secara teknis kesuai dengan kegiatan Artist yang telah ditetapkan oleh PRM.
b.      Membuat desain, produksi serta seluruh prosesnya atas hal-hal yang bersifat promosi dalam rangka program terpadu antara PR Departemen dengan Departement terkait lainnya.
c.       Mengusulkan dan membuat konsep-konsep pengembangan promosi Hotel Horison bekasi melalui hasil kreasi seni.
d.      Melaksanakan tugas-tugas Artist di dalam maupun di luar lingkungan Hotel Horison Bekasi dalam rangka membantu membentuk citra baik Hotel Horison Bekasi.
e.       Melaksanakan tugas dokumentasi Photografi, prodak dan kegiatan Hotel Horison Bekasi.
f.       Melaksanakan tugas-tugas harian dan insidentil dan di intruksikan oleh PRM dalam kegiatan kehumasannya.


3.4 Fungsi Public Relation Hotel Horison Bekasi 
Setiap pegawai Hotel Horison Bekasi terlepas dari mana asal departemen kerjanya, diharapkan pada setiap kegiatan apapun mampu melaksanakan fungsi Public Relations. Disamping itu, fungsi Public Relations sendiri sebagai pembentuk citra (image maker), jembatan informasi dan penghubung komunikasi antara pemimpin perusahaan dengan pihak lain.


3.5 Sumber Daya Manusia Humas
Dalam Public Relations Hotel Horison Bekasi untuk saat ini hanya dipegang oleh Public Relation Manager dan beberapa staff seorang artis.

3.6 Sarana dan Prasarana
Adapun sarana dan prasarana untuk menunjang kegiatan Public Relations Hotel Horison Bekasi adalah :
§     Ruang Pimpinan
§     Komputer
§     Scanner
§     Telephone
§     Faximili
§     Internet
§     Mesin Foto Copy
§     Transportasi Operasional

3.7 Laporan Kegiatan
Dalam praktek kerja lapangan yang dilakukan di Hotel Horison Bekasi yang terhitung sejak tanggal 16 Februari sampai dengan 16 April 2007. penulis melakukan beberapa kegiatan seperti membuat laporan masuk dan keluarnya para tamu yang menginap di Hotel Horison Bekasi pada setiap bulannya untuk dilaporkan kepada Manager Hotel Horison, membuat data analysis of guest business centre rate sesuai dengan kebijakan front officer manager, membuat welcome letters yang nantinya akan diberikan kepada tamu yang menginap di hotel tersebut sesudah tamu memesan kamar, mengelompokkan arsi WNI dengan arsi WNA yang mana arsi WNA akan dijadikan laporan pada kepolisian setempat. Menjadi hubungan informasi antara Hotel dengan tamunya untuk masalah akses internet dan juga kendala-kendala dalam pemakaian internet.

 MASLAH-MASALAH KEHUMASAN DALAM
PRAKTEK DAN PEMECAHAN MASALAH

4.1. Masalah-Masalah Kehumasan Dalam Praktek
4.1.1. Identifikasi Masalah
Peran komunikasi di setiap perusahaan merupakan aset yang sanyat penting dalam menjalankan fungsinya, mengawasi dan membina unit-unit masalah, badan-badan kerja atau divisi serta para karyawan yang terdapat didalamnya guna menciptakan keadaan yang menunjang untuk memudahkan jalanya perkembangan perusahaan.
Kegiatan Humas berdimensi pada publisitas, menampilkan hal-hal yang berhubungan dengan tujuan promosi, penyebaran informasi, perkenalan, citra dan jasa yang akan di sampaikan kepada khalayak atau public agar persepsi dan opini selalu positif sehingga akan memperoleh citra baik dari masyarakat atas nama lembaga atau perusahaan yang diwakilinya.
Banyaknya Hotel-hotel kompetitor yang kian marak tumbuh dalam dunia pariwisata Indonesia membuat persaingan lebih kompetitif dan semakin ketat. Untuk itu seluruh insan Hotel Horison Bekasi mengarahkan segala daya dan upaya dalam mencapai visi dan misinya.

4.1.2. Analisis Situasi    
Analisis situasi menurut Atherhon dan Llemmeck adalah sebagai studi tentang arti komunikasi verbal. Dan bahan yang dapat dipelajari dapat berupa bahan yang diucap atau bahan tertulis. Biasanya pengamat tertarik akan ide atau sikap tidak dan tidak dengan pengetahuan, kinerja dan tingkah laku atau mental pegawai dilingkungan Humas.



4.1.3. Pengumpulan Data
       
1. Data Primer
Data yang diperoleh atau dikumpulkan langsung dari lapangan oleh orang yang melakukan penelitian yaitu dengan cara :
·                     Wawancara (Interview)
Suatu cara pengumpulan data lisan dengan mengadakan wawancara, Tanya jawab secara langsung dengan pemimpin, karyawan dan pihak lain yang berwenang didalam perusahaan dan berhubungan dengan bidang yang diteliti.
·                     Pengamatan Langsung (Observasi)
Suatu cara pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan secara langsung atas obyek yang diteliti untuk mengetahui dan memahami cara kerja dan system yang diterapkan dalam perusahaan.

2. Data Sekunder
Data yang diperoleh atau dikumpulkan penulis dalm melakukan penelitian dari sumber-sumber yang telah ada. Penulis memperoleh data sekunder ini dengan cara melalui dokumentasi-dokumentasi atau arsip-arsip yang terdapat diperusahaan.

4.1.4. Rumusan Masalah
Masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan kehumasan Hotel Horison Bekasi, secara garis besar dapat digambarkan sebagai berikut :

1, Belum berperannya PR secara Organisasi.
    Factor penyebabnya adalah :
§   Tidak adanya PR Offficer.
§   PR Manager melaksanakan semua kegiatan Humas sendiri.




2.  Kurangnya hubungan baik dengan media massa.
     Factor penyebabnya adalah :
§  Hotel Horison Bekasi hanya mengirimkan Press release tetap hanya kepada Media Indonesia dan Bisnis Indonesia.
§  PR kurang menaruh minat kepada PWI (Persatuan wartawan Indonesia)

1.   Menyadari begitu pentingnya peranan PR dalam suatu organisasi guna membangun citra di mata masyarakat, terlebih saat ini PR sudah merupakan bagian dari mekanisme manajemen dalam pengambilan keputusan. Hotel Horison Bekasi menepatkan PR sebagai penghubung komunikasi antara Hotel dengan publik nya baik internal maupun eksternal,yang ditempatkan di dalam marketing department.
2.   Kegiatan-kegiatan rutinitas yang biasa dilaksanakan PR Hotel Horison Bekasi ada dua kegiatan,yakni kegiatan internal dan kegiatan eksteral. Kegiatan internal yang dilakukan antara lain menyusun data terbaru mengenai kegiatan dan kebijakan yang ada di Hotel Horison Bekasi untuk diserahkan kepada PR PT.Metropolitan Land sebagai pemilik dari Hotel Horison Bekasi,guna pembuatan newletter seluruh Hotel Horison di Indonesia, selain itu kegiatan lainnya adalah mengakumulasikan Guest Comment untuk pemasukan saran dan kritik,dan membuat calender event yang akan dipasang di lift dan caffe shop setiap satu bulan sekali,dll.
3.   Kegiatan eksternal yang dilakukan adalah membuat press release yang akan dikirim rutin setiap satu bulan sekali pada Media Indonesia dan Bisnis Indonesia.
4.   Untuk menunjang kegiatan PR, perlu adanya system dimana tugas pokok,wewenang dan tanggung jawab harus dirinci dengan jelas.
5.   Dengan adanya PKL di PR Hotel Horison Bekasi dapat menambah pengalaman dan ilmu pengetahuan yang telah dipahami selama masa perkuliahan,serta menambah wawasan tentang dunuia perhotelan.
6.   Selama PKL PR Departement Hotel Horison Bekasi mempunyi masalah mengenai tidak berjalannya struktur organisasi PR Departement dikarenakan kurangnya sumber daya manusia.
7.   Belum berperanya PR secara organisasi selain dikarenakan kurangnya sumber daya manusia. Juga tidak menyatunya tempat PR menejer dengan artist yang mana termasuk dalam staff  PR.
  

























1 komentar:

  1. terimakasih ya, isi blog nya membantu penelitianku, btw kamu ini survey langsung ke hotel horisonnya atau dari sumber kedua?

    BalasHapus