Label

Rabu, 04 April 2012

Keberhasilan setiap perusahaan dalam mencapai tujuan utama perusahaan


Kunci dari keberhasilan setiap perusahaan dalam mencapai tujuan utama perusahaan adalah terletak pada kinerja operasional perusahaan yang meliputi perencanaan operasional perusahaan, pengorganisasian seluruh sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan dalam proses pelaksanaan secara operasional perusahaan dan pengendalian atas operasional perusahaan itu sendiri.
Adapun bentuk kinerja suatu perusahaan tidak terlepas dari perencanaan yang didalamnya terdapat berbagai tujuan perusahaan yang direncanakan, baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Dimana tujuan utama dari setiap perusahaan adalah memaksimalkan laba, mengusahakan pertumbuhan dan menjamin kelangsungan hidup perusahaan
Kinerja perusahaan dagang juga tidak terlepas dari  proses utama diatas. Dalam hal ini penjualan yang menjadi tiang utama operasional perusahaan perlu mendapatkan perhatian yang serius, Sebab keberlangsungan hidup perusahaan dagang ditentukan oleh kemampuannya menguasai pangsa pasar yang ada dan ekspansi segmen pasar yang ada.
Kegiatan penjualan dalam perusahaan dagang harus dirancang sedemikian rupa melalui strategi penjualan. Penjualan kredit merupakan salah satu strategi penjulan yang dapat dilakukan oleh perusahaan dagang/distributor. Penjualan kredit  berkaitan erat dengan kebijakan perusahaan atas piutang dagang.
Keterkaitan yang erat penjualan secara kredit dengan piutang dagang menimbulkan kerawanan dari piutang dagang adalah kemungkinan terjadinya keterlambatan pelunasan bahkan besar juga kemungkinan tidak tertagihnya piutang dagang. Karena itu pengendalian atas piutang dagang juga memberikan kontribusi yang cukup besar bagi kesehatan finansial perusahaan yang pada akhirnya juga berdampak pada kesinambungan jalannya usaha.
Dalam kerangka pengalaman kekayaan  dan menjamin kesinambungan usaha maka manajemen perlu mengelolah dengan sebaik mungkin seluruh sumber daya yang dimiliki perusahaan, baik dalam memanfaatkan seluruh peluang yang dapat memanfaatkan perusahaan untuk mengembangkan usahanya maupun untuk menghadapi sejumlah masalah yang dapat menghambat kelancaran usaha dan pada akhirnya dapat menghambat tercapainya tujuan perusahaan.
Dengan adanya peningkatan jumlah piutang dalam perusahaan, maka diperlukan suatu manajemen piutang untuk menanganinya agar jangan sampai peningkatan jumlah piutang tidak disertai dengan pengelolaan yang baik atau malah semakin banyak piutang tidak tertagih. Sedangkan untuk masalah manajemen piutang akan menyangkut pada masalah pengendalian terhadap jumlah piutang, pengendalian terhadap pemberian dan pengumpulan piutang dan evaluasi atas kebijakan kredit yang dilakukan oleh perusahaan.
Pengendalian intern merupakan istilah Internal control (bahasa inggris) atau Intern controle (bahasa belanda). Sebelumnya ,istilah yang di pergunakan untuk menterjemahkan kedua istilah asing lebih bersifat pengawasan. Pada hal, istilah control dalam bahasa asing tidak hanya berarti pengawasan saja, tetapi lebih bersifat pengendalian.
Menurut Bambang Hartadi dalam bukunya Sistem Pengendalian Intern Dalam Hubungannya Dengan Manajemen Dan Audit (1992:54), mengemukakan ada 2 pengertian pengendalian intern,yaitu :
1.      Dalam arti sempit
Pengendalian intern adalah suatu prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian dari data – data, misalnya memeriksa kebenaran dengan cara mencocokkan antara penjumlahan mendatar (footing) dan penjualan vertikal (cross footing).

2.      Dalam arti luas
Pengendalian intern di pandang sebagai suatu sistem sosial (social system) yang mempunyai wawasan dan makna khusus yang berada dalam organisasi.

Sedang Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001:163), membagi pengendalian interen sebagai berikut :
1.      Pengendalian Akuntansi (Accounting Control)
Pengendalian ini mencakup rencana organisasi dan semua metode serta prosedur yang terutama yang menyangkut pengamanan harta perusahaan dan mengecek penelitian dan keandalan data akuntansi. Pada umumnya pengendalian akuntansi ini meliputi pengendalian-pengendalian seperti sistem pemberian wewenang dan persetujuan, pemisahan tugas-tugas yang berhubungan dengan perlindungan atau pemeliharaan harta, pengamanan fisik dari harta dan pemeriksaan Intern.
2.      Pengendalian Administratif (Administrative Control)
Pengendalian ini terdiri dari rencana organisasi dan semua metode serta prosedur yang terutama berhubungan langsung dengan efisiensi opesasi dan ketaatan pada kebijaksanaan manajemen dan biasanya hanya berhubungan  secara tidak langsung terhadap catatan –catatan keuangan. Pada umumnya pengendalian administratif ini meliputi pengendalian-pengendalian seperti analisa statistik, pemeliharaan waktu dan berat, program latihanpegawai dan pengawasan mutu.

Lebih lanjut di kemukakan oleh James D.Willson dan John B.Campbell dalam bukunya Controllership (1996-122). Adalah sebagai berikut :
“Pengendalian intern adalah mencakup rencana-rencana organisasi dan semua metode serta tindakan yang di gunakan didalam perusahan untuk mengamankan harta, mengecek kecermatan dan keandalan dari data akuntansinya, memajukan efisiensi operasi dan memastikan ketaatan pada kebijakan yang telah di tetapkan oleh manajemen.”

Menurut Zaki Baridwan dalam bukunya Sistem Akuntansi (1990 : 13), mengatakan bahwa:
“Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran–ukuran yang di koordinasikan untuk menjaga kekayaan perusahaan, menggecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong di patuhinya kebijakan manajemen.”

Berdasarkan Uraian-uraian di atas dapat di simpulkan bahwa pengertian pengendalian intern adalah suatu sistem yang mencakup rencana-rencana organisasi dan semua metode serta tindakan yang digunakan untuk mengamankan harta perusahaan, mengecek ketelitian dan kebenaran data akuntansi serta untuk memperoleh informasi mengenai apakah pelaksanaannya semakin efektif dan efisien serta kepatuhan terhadap kebijakan yang telah di tetapkan oleh perusahaan.


2.1.1.1.    Tujuan Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001: 163), Mengemukakan lebih lanjut bahwa tujuan pengendakian intern adalah :
1.      Menjaga kekayaan perusahaan.
Kekayaan suatu perusaan dapat di curi atau di salah gunakan, kecuali jika kekayaan tersebut di jaga dengan pengendalian yang baik atau memadai. Dengan menciptakan sistem pengendalian intern yang sedemikian rupa tidak hanya dimaksudkan untuk menyusun laporan keuangan perusahaan saja, tetapi juga sebagai pencatatan informasi dan pengawasan atas kegiatan perusahaan supaya dapat diketahui setiap saat sehingga harta kekayaan perusahaan dapat di amankan.
2.      Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
Manajemen memerlukan informasi tentang laporan keuangan yang akurat dalam menjalankan kegiatan usahanya. Dengan menyusun suatu laporan dengan sangat teliti dalam penyelenggaraan teknisnya maupun dalam menentukan sistematis dari pada laporan yang memungkinkan pimpinan untuk memperoleh informasi yang akurat dan dapat di percaya, dan menggunakan laporan tersebut sebagai umpan balik untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi.
3.      Mendorong efisiensi
Dalam meningkatkan efisiensi kerja,pengendalian intern dalam suatu perusahaan di tujukan untuk menghindari perkerjaan – perkerjaan yang berganda  yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumberdaya perusahaan yang tidak efisien.
4.      Mendorong di patuhinya segala tindakan manajemen perusahaan yang telah di gariskan. Manajemen perlu menetapkan suatu kebijakan dan prosedur. Pengandalian intern di tujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen di patuhi oleh seluruh karyawan perusahaan.

2.1.1.2.    Unsur-unsur Pengendalian Intern
Unsur-unsur pengendalian intern menurut Alvin A. Arens, Randal J. Elder dan Mark S. Beasley dalam bukunya Auditing dan Pelayanan Verifikasi : Pendekatan Terpadu (2003, 401) adalah sebagai berikut :
1.      Lingkungan kendali
Lingkungan kendali terdiri dari tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap dari manajemen puncak, para direktur, dan pemilik dari suatu entitas mengenal pengendalian internal dan arti pentingnya bagi entitas itu. Untuk kepentingan pemahaman dan penilaian lingkungan kendali, yang berikut adalah subkomponen yang paling utama yang perlu dipertimbangkan oleh auditor.
2.      Penilaian risiko
Penilaian risiko untuk pelaporan keuangan adalah identifikasi manajemen dan analisis risiko yang relevan dengan persiapan laporan  keuangan yang sesuai dengan GAAP. Sebagai contoh, jika suatu perusahaan sering menjual produk dengan harga di bawah biaya persediaan karena teknologi yang cepat berubah, adalah penting bagi perusahaan untuk menggabungkan kendali cukup untuk mengatasi risiko menyatakan kelebihan persediaan.
Mengidentifikasi dan menganalisa risiko adalah suatu proses yang berkelanjutan dan suatu komponen kritis dan pengendalian internal yang efektif. Manajemen harus berfokus pada risiko pada semua tingkat organisasi dan mengambil tindakan perlu untuk mengatur mereka. Langkah yang pertama penting adalah manajemen mengidentifikasikan factor yang bisa meningkatkan risiko. Kegagalan untuk memenuhi sasaran hasil sebelumnya, mutu dari personil, penyebaran geografis operasional perusahaan, arti dan kompleksitas proses bisnis inti, pengenalan tentang teknologi informasi yang baru, dan pintu masuk pesaing baru, semuanya menghadirkan contoh factor-faktor yang bisa mengarah pada meningkatnya risiko.
3.      Aktivitas Pengendalian
Aktivitas Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur, sebagai tambahan untuk yang termasuk dalam empat komponen yang lain, yang membantu memastikan bahwa tindakan yang perlu telah diambil untuk mengatasi risiko dalam pencapaian sasaran hasil entitas itu. Ada banyak potensi aktivitas pengendalian demikian dalam entitas apapun, termasuk pengendalian manual dan otomatis.
Lima jenis aktivitas pengendalian spesifikasi, yang dibahas berikut ini :
a.       Pemisahan kewajiban yang memadai
b.      Otorisasi yang sesuai dari transaksi dan aktivitas
c.       Pengendalian fisik atas asset dan catatan
d.      Pemeriksaan independen atas penampilan
4.      Informasi dan komunikasi
Tujuan system informasi dan komunikasi akuntansi suatu entitas adalah untuk memulai, mencatat, memproses, dan melaporkan transaksi entitas dan untuk memelihara akuntabilitas untuk asset yang terkait.
Untuk memahami perancangan system informasi akuntansi, auditor menentukan (1) Kelas utama transaksi entitas itu ; (2) Bagaimana transaksi itu dimulai dan dicatat ; (3) Arsip akuntansi apa yang telah ada dan sifatnya ; (4) Bagaimana sistem menangkap peristiwa lain yang penting bagi laporan keuangan, seperti penurunan nilai aset ; dan (5) Sifat dan rincian proses pelaporan keuangan yang diikuti, mencakup prosedur untuk memasukkan transaksi dan penyesuaian di buku besar. Biasanya, hal ini dipenuhi dan didokumentasikan dengan suatu uraian naratif tentang sistem atau dengan suatu bagan arus. Pengoperasian sistem informasi akuntansi sering ditentukan dengan menelusuri satu atau beberapa transaksi melalui sistem.
5.      Pengawasan
Aktivitas pengawasan berhadapan dengan penilaian berkala atau berkelanjutan dari mutu penampilan / prestasi pengendalian internal oleh manajemen untuk menentukan bahwa pengendalian itu beroperasi seperti diharapkan dan mereka dimodifikasi sesuai dengan perubahan dalam kondisi.
Hal yang paling penting yang harus diketahui auditor tentang pengawasan adalah jenis utama aktivitas pengawasan yang digunakan sebuah perusahaan dan bagaimana aktivitas ini digunakan untuk memodifikasi pengendalian internal saar diperlukan. Diskusi dengan manajemen adalah cara yang paling umum untuk memperoleh pemahaman ini.

Sedangkan unsur-unsur pengendalian intern menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001 – 164), adalah sebagai berikut :
1.      Stuktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan kerangka (frame work) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang di bentuk untuk melakukan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pemisahaan tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi di lakukan untuk membagi berbagai tahapan transaksi kepada unit organisasi yang lain sehingga semua tahapan transaksi tidak di selesaikan oleh satu unit organisasi saja. Struktur organisasi yang dapat memisahkan fungsi-fungsi ini di harapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan.
Prinsip prinsip yang harus dipegang dalam menyusun suatu struktur organisasi adalah:
a.       Harus ada pemisahan antara fungsi pencatatan, pelaksanaan dan penyimpanan     atau pengolahan.
b.      Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suau transaksi darai awal sampai akhir.

2.      Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencataan
Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan dalam suatu perusahaan meupakan suatu alat bagi manajemen untuk menegadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi yang terjadi serta untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat dapat dilakukan dala rekening buku besar.
Susunan rekening-rekening yang baik adalah sebagai berikut:
a)      Membantu memudahlan penusunan laoran keuangan lainnya secara ekonomis.
b)      Meliputi rekening-rekening yang dibutuhkan untuk maggambarkan dengan baik dan teliti harta-harta milik perusahaan, hutang-hutang, pendapatan-pendapatan dan biaya yang harus dirinci sehingga berguna bagi manajemen dalam melakukan pengawasan terhadap operasi perusahaan.
c)      Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat didalam setiap rekening.
d)      Memberikan batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, hutang, modal, pendapatan dan biaya.
e)      Membuat rekening control apabila diperlukan.

Pemberian wewenang merupakan hal yang sangat penting terutama dalam hal pencatatan pembukuan sehingga susunan pembukuan dapat dicatat dengan baik. Pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi dapat dilakukan melalui prosedur yang ditetapkan terlebih dahulu. Prosedur ini disusun untuk seluruh bagian yang ada dalam perusahaan. Dan setiap prosedur akan digunakan dokumen-dokumen yang merupakan bukti terjadinya transaksi dan juga sebagai dasar untuk mencatat transaksi.
Dengan adanya suatu prosedur maka setiap bagian yang ada dalam suatu perusahaan akan menjalankan fungsi serta tanggung jawab sesuai dengan urutan atau ketentuan yang telah ditetapkan dan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain dapat melakukan cross check untuk memeriksa kebenaran data.
Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya sehingga akan menjadi masukan yang berguna dalam proses akuntansi.


3.      Praktek yang sehat
Setiap pegawai di dalam suatu perusahaan melakukan tugasnya sesuai dengan prosedur yang tetapkan, jika penyusunan suatu struktur organisasi dan perancangan arus prosedur sudah merupakan suatu rencana yang strategis maka diperlukan adanya praktek-praktek yang sehat yang merupakan alat taktis untuk tercapainya suatu rencana.
Praktek yang sehat ini harus berlaku untuk seluruh kegiatan yang ada dalam suatu perusahaan sehingga pekerjaan suatu bagian dengan bagian lainnya dapat dilakukan Cross Check. Pekerjaan pengecekan dapat berlangsung jika struktur organisasi dan prosedur yang disusun itu sudah memisahkan tugas dan wewenang sehingga tidak akan terjadi satu bagian dalam  perusahaan yang mengerjakan semua transaksi.
Adapun cara-cara yang dilakukan perusahaan untuk menciptakan praktek yang sehat adalah:
a)      Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi pelaksanaan transaksi, maka pemakainnya dengan menggunakan nomor urut tercetak akan dapat menetapkan pertanggung jawaban terlaksananya transaksi.
b)      Pemeriksaan mendadak, dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu perusahaan dilaksanakan pemeriksaan mendadak maka akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
c)      Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain sehingga terjadi Internal Check terdapat pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktek yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
d)      Perputaran jabatan (job rotation) yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakn tugasnya sehingga persekongkolan dapat dihindari.
e)      Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f)        Secara periodic diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan.
g)      Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.

4.      Karyawan yang cakap
Karyawan yang cakap merupakan salah satu unsur sistem pengendalian intern yang paling penting bagi perusahaan karena keberhasilan perusahaan secara keseluruhan tergantung pada pada prestasi dan sikap karyawannya. Untuk itu, penyeleksian terhadap karyawan harus benar-benar dilaksanakan supaya mendapatkan karyawan yang berkualitas dan bisa berprestasi, yaitu melalui prosedur pengujian yang ketat, pengukuran prestasi atas tanggung jawab yang diberikan serta pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan pelatihan tidak hanya ditujukan bagi karyawan baru saja tetapi juga ditujukan kepada karyawan lama dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas. Karyawan yang cakap akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efektif dan efisien. Disiplin terhadap karyawan juga harus dilaksanaan sebab dengan kedisiplinan akan menghasilkan karyawan yang berprestasi sesuai dengan keinginan perusahaan.

2.1.1.3.    Kerterbatasan Pengendalian Intern
Secara teori, setiap perusahaan pasti menginginkan adanya suatu sistem pengendalian intern yang sempurna. Disamping perlu diingat bahwa sistem pengendalian intern yang terbaik adalah bukan struktur pengendalian yang seketat mungkin secara maximal, sistem pengendalian intern yang mempunyai keterbatasan-keterbatasan antara lain sebagai berikut :
Menurut Drs. Sanyoto Gondodiyoto, SE, M. Kom., MM, M.Com, dan Heni Hendarti, S.Kom, MM dalam bukunya audit sistem informasi (2006 – 162).
a.       Persekongkolan
Pengendalian intern mengusahakan agar persekongkolan dapat dihindari sejauh mungkin. Misalnya dengan mengharuskan giliran bertugas, larangan dalam menjalankan tugas-tugas yang bertentangan oleh mereka yang mempunyai hubungan kekeluargaan, keharusan mengambil cuti dan seterusnya akan tetapi pengendalian intern tidak dapat menjamin bahwa persekongkolan tidak terjadi.
b.      Perubahan
Struktur pengendalian intern pada suatu organisasi harus selalu diperbaharui sesuai dengan perkembangan kondisi dan teknologi.
c.       Kelemahan Manusia
Banyak kebobolan yang terjadi pada sistem perekonomian Indonesia yang secara teoritis sudah baik. Hal tersebut dapat terjadi karena kelemahannya pelaksanaan yang dilakukan oleh personil yang bersangkutan, dan kompeten untuk menjalankannya merupakan salah satu unsure penting dalam perekonomian Indonesia.
d.      Asas Biaya dan Manfaat
Pengendalian juga harus mempertimbangkan biaya dan kegunaannya. Biaya untuk mengendalikan hal-hal tertentu mungkin melebihi kegunaannya, atau manfaat tidak sebanding dengan biaya yang dikeluarkan.
Mengenai Perekonomian Indonesia sering kali dihadapi dilemma antara menyusun sistem pengendalian komprehensif sedemikian rupa dengan biaya yang relative makin mahal atau semaksimal mungkin dengan resiko biaya dan waktu yang memadai.

2.1.2.          Sistem dan Prosedur
2.1.2.1.    Pengertian Sistem dan Prosedur
Ada berbagai macam defenisi mengenai sistem dan prosedur. Secara umum pengertian sistem dan prosedur yang ada pada setiap perusahaan diartikan oleh berbagai ahli di antaranya sebagai berikut  :
Pengertian mengenai sistem dan prosedur menurut W Gerald Cole yang telah diterjemahkan oleh Zaki Baridwan dalam bukunya Sistem Akuntansi (1991:3) sebagai berikut :
“Sistem merupakan suatu kerangka yang terbentuk dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yagng disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan .”

“Prosedur adalah suatu urutan pekerjaan kerani (Clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu kegiatan atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.
Kemudian sistem dan prosedur yang diberikan oleh Swoemardjo Tjitrosidoyo dalam bukunya Accounting System (1993 : 31) yaitu :
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang disusun menjadi satu kesatuan untuk melaksanakan suatu aktivitas  utama perusahaan.”

“Prosedur adalah suatu urutan tindakan atau kegiatan tata usaha yang biasanya menyangkut beberapa bagian yang diterapkan untuk pelaksanaan suatu transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang secara seragam.”

Sedangkan pengertian sistem dan prosedur menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2005 : 5) sebagai berikut :
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegitan pokok perusahaan.”

“Prosedur adalah suatu kegiatan Clerical, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam tasa transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.”

Kemudian Goerge H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2000:182), pemberian pengertian tentang sistem, prosedur dan Sistem Akuntansi sebagai berikut:
“ Sistem adalah suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (subsistem) yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.”

“Prosedur adalah kebijakan dan langkah-langkah yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat dicapai.”

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem dibuat untuk menangani mengenai suatu yang sifatnya berulang kali secara rutin terjadi. Didalam sebuah sistem ada tujuan yang akan dicapai oleh sekelompok orang yang terlibat didalam sistem itu. Dari beberapa pengertian sitem dan prosedur diatas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan clerical terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar dalam bentuk :
a.       Menulis
b.      Menggandakan
c.       Menghitung
d.      Memberi kode
e.       Mendaftar
f.        Memilih (mensortasi)
g.       Memindah
h.       Membandingkan

2.1.2.2.    Fungsi Sistem dan Prosedur
Fungsi dari sistem dan prosedur untuk menjamin penanganan secara seragam atas transaksi – trasaksi yang dilakukan perusahaan secara berulang-ulang. Dengan adanya sistem dan prosedur maka setiap transaksi yang ditangani harus sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan. Kesamaan penanganan ini merupakan satu cara untuk mempertahankan konsistensi. Sedangkan konsistensi itu sendiri diperlukan agar informasi yang dihasilkan pada masa lalu dapat dibandingkan dengan informasi yang dihasilkan di masa yang akan datang.
Menurut Eldon S. Hendriksen dalam bukunya teori akuntansi (1991:2.63), bahwa fungsi sistem dan prosedur adalah :
·        Untuk mengukur sumber daya yang dimiliki perusahaan.
·        Untuk mengatur jalannya kegitan perusahaan supaya melewati proses atau tahapan yang benar dan sesuai dengan ketentuna yang berlaku.
·        Untuk mempermudah perencanaan kegiatan perusahaan. Tindak lanjut dari pelaksanaan, perbaikan dari perencanaan serta pelaksanaan yang kurang tepat.
Dengan ini fungsi dari sistem dan prosedur di dalam pelaksanaan adalah unuk memudahkan semua pelaksanaan kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan karena sistem dan prosedur lebih ke dalam tindakan.

2.1.2.3.    Tujuan Sistem dan Prosedur
Tujuan dari sistem dan prosedur dari sistem akuntansi bagi prosedur bagi perusahaan menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi (2001:19), adalah :
1.      Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru.
2.      Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu ketepatan penyajian maupun struktur informasi.
3.      Untuk memeperbaiki pengendalian akuntansi dalam pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkatan keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4.      Untuk mengetahui biaya clerical dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Sedangkan menurut Cecil Gillespie dalam bukunya Accounting Systems, Procedures and Methodes (1991:323), tujuan yang ingin dicapai suatu perusahaan dengan menerapkan sistem dan prosedur adalah seagai berikut :
1.      Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi khususnya informasi akuntansi. Adakalanya sistem dan prosedur akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan  penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini kemungkinan disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan sehingga menurut sistem dan prosedur akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen. Informasi akuntansi dianggap memiliki kualitas tinggi bila informasi yang bersangkutan : relevan, tepat waktu, mempunyai daya banding, dapat diuji kebenarannya mudah dimengerti dan lengkap
2.      Memperbaiki pengendalian informasi dan Internal Check dalam rangka meningkatkan keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban serta perlindungan kekayaaan perusahaan. Salah satu sarana untuk meingkatkan Internal Check adalah dengan menciptakan prosedur yang membatasi seseorang melakukan suatu transaksi dari awal hingga akhir. Pembagian tugas merupakan sarana yang efektif dalam mencegah  timbulnya kecurangan  dan kesalaan karena pekerjaan dan tugas akan diperiksa oleh petugas berikutnya.
3.      Sistem dan prosedur harus dapat mengurangi biaya operasi. Hal ini dapat dilakukan dengan perubahan terhadap prosedur pelaksanaan fungsi atau pelaksanaan untuk mempersingkat waktu dan biaya, serta  perbaikan terhadap pengaturan tahap-tahap kegiatan pelatihan dan supervisi.
4.      Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. Sistem dan prosedur sangat diperlukan bagi perusahaan yang baru didirikan karena didalam sistem dan prosedur terdapat tata cata dan informasi bagaimana menjalankan perusahaan yang baru berdiri.

2.1.3.          Pengendalian Intern atas Sistem dan Prosedur Akuntansi Penjualan Kredit
Pengendalian intern terhadap penjualan dimaksudkan agar terdapat suatu pengendalian akuntansi yang cukup terhadap transaksi – transaksi penjualan yang terjadi. Untuk itu diperlukan suatu organisasi yang memisahkan tugas secara fungsional. Serta adanya sistem dan wewenang dari prosedur dari perusahaan yang cukup memadai. Dengan demikian pengamanan terhadap harta milik perusahaan akan lebih terjamin, serta menghasilkan catatan keuangan yang cukup dipercaya.
Berdasarkan transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan oleh perusahaan pada umumnya yang menimbulkan resiko bagi perusahaan yang bersangkutan misalnya kemungkinan nilai transaksi yang tidak disertakan sebagai mana mestinya pada pemikiran debitur. Kegiatan-kegiatan tersebut bisa saja terjadi karena kesalahan pembukuan ataupun mungkin kesalahan yang barangkali memang disengaja.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian piutang tidak dilaksanakan ketika penjualan kredit telah diberikan, tetapi dimulai sebelum  penjualan direalisasikan sampai akhir penagihan untuk itu perlu dilakukan pengendalian piutang. Sejak terjadi sampai dapat diterima pembayarannya dalam bentuk kas dan untuk menjamin pengendalian piutang yang baik diperlukan intern yang memadai.
Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001:202), mengatakan bahwa suatu kegiatan penjualan yang terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa dapat dilakukan secara tunai dan kredit. Dimana transaksi penjualan kredit adalah jika order dari pelanggan dilakukan pengiriman barang atau jasa untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.

2.1.3.1.    Prosedur Penjualan Kredit
Prosedur penjualan kredit adalah urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan), dan pancatatan penjualan. Dalam prosedur penjulan kredit, sulit dipisahkan antara prosedur penjualan dan piutang., karena keduanya berkaitan erat.
Pelaksanaan fungsi penjualan pada umumnya dilakukan oleh bagian penjulaan. Untuk perusahaan-perusahaan besar, yang mempunyai cabang dan perwakilan di daerah-daerah atau kota-kota lain bahkan diluar negeri, fungsi penjualan disentralisasikan kepada cabang-cabang atau perwakilan –perwakilan tersebut.
Dalam hal ini perlu adanya ketentuan-ketentuan formal tentang penyerahan wewenang atau delegasi yang dijalankan sesuai dengan sistem atau cara-cara penjualan yang ditempuh oleh perusahaan, yaitu cara penjualan tunai, kredit, cicilan, atau cara-cara lain, akan mempengaruhi organisasi dan sistem akuntansi yang akan dijalankan.
Adapun prosedur penjualan kredit menurt Mlyadi dalam bukuna Sistem Akuntansi (2001:227) sebagai beikut :
1.      Bagian order penjualan menerima orer dari pelanggan dengan menggunakan suatu dokumen yaitu surat order, dan kemudian bagian order penjualan membuat surat order pengriman dan faktur (dalam bentuk 9 lembar).
2.      Lembaran satu surat order pengiriman ke bagian gudang kemudian bagian guang menyiapkan dan menyerahkan barang, serta melakukan pencatatan ke dalam buku gudang.
3.      Lembar 1,2,3,4 dan 5 surat order pengiriman diserahkan ke bagian pengiriman bersamaan dengan barang , kemudian lembar 5 surat order pengiriman ditempelkan pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus. Lembar 4 surat order pengiriman diarsipkan didalam perusahaan secara permanent berdasakan nomor urut. Lembaran 3 surat order pengiriman diserahkan kepada perusahaan angkutan umum. Lembar 1 dan 2 surat order pengiriman diserahkan ke bagian order penjualan dan berdasarkan lembar tersebut, bagian order penjualan mencatat tanggal pengiriman pada surat order pengiriman lembar 9, kemudian lembaran 1 dan 2 surat order pengiriman diberikan ke bagian penagihan.
4.      Bagian penagihan bedasarkan lembar 1 dan 2 surat order pengiriman membuat faktur (dalam bentuk 5 lembar), lembaran satu faktur dikirim kepada pelanggan.
5.      Lembar 1 dan 2 surat order pengiriman serta lembar 2 faktur diberikan ke bagian piutang lalu bagian piutang berdasarkan faktur melakukan pencatatan ke dalam kartu piutang. Kemudian bagian piutang mengarsipkan faktur, surat order pengiriman dan surat muat secara permanent sesuai nomer urut.
6.      Lembaran 3 faktur diberikan ke bagian kartu persediaan kemudian bagian kartu persediaan melakukan pencatatan kedalam kartu persediaan dan membuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodic dan selanjutnya bagian kartu persediaaan berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan membuat bukti memorial dan lembar 3 faktur diarsipkan oleh bagaian kartu persediaan secara permanen sesuai nomer urut.
7.      Rekapitulasi harga pokok penjaulan dan bukti memorial diserahkan ke bagian jurnal untuk diarsipkan sesuai nomer urut dan berdasarkan bukti memorial bagian jurnal membuat jurnal umum.
Lembar 4 faktur diberikan ke bagian jurnal untuk dilakukan pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan lembaran 4 faktur diarsipkan secara permanent sesuai nomer urut dan transaksi pencatatan ke dalam jurnal telah selesai, dan lembar 5 faktur diberikan ke wiraniaga.
8.      Lembaran 6 surat order pengiriman diberikan ke pelanggan.
9.      Lembar 7 surat order pengiriman diberikan ke bagian kredit kemudian bagian kredit memeriksa status kredit dan memberikan otorisasi kredit. Dan lembaran 7 surat order pengiriman tersebut diberikan kembali ke bagian order penjualan.
10.  Lembaran 7 surat order pengiriman di arsipkan secara permanent menurut abjad oleh bagian order penjualan.
11.  Lembaran 8 dan 9 surat order pengiriman di arsipkan sementara oleh bagan order penjualan menurt kronologis dan sesuai tanggal.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar